Mağara insanları zamanından beri hepimizin hayatta kalmak için temel bir içgüdüsü var; içinde bulunduğumuz ortama değişerek uyum sağlamak. Peki bu insanların iş yaşamında oluşturduğu işletmeler için de geçerli mi? Evet, insanlara hizmet veren işletmelerin ayakta kalabilmesi için de gelişmesini sağlayan, karlılığını artıran, müşteri memnuniyetini iyileştiren, geleceğini bugünden yapılandırmasını sağlayan değişimlere ihtiyacı var.
Bugün teknolojinin hızla değişmesi, artan bireysellikle ürün çeşitliliğinin artması, müşterinin ürünleri beğenip sadık kalması yerine çabuk tüketmesi, iklim koşulları nedeniyle beklenmedik afetlerin yaşanması, tedarik zincirinin bozulması, öngörülemeyen savaşların olması ve de enflasyonun tüm dünyada ekonomiyi alt üst etmesi gibi etkenlere rağmen bir işletmenin ayakta kalabilmesi ancak ve ancak planlı değişiklikleri hızla devreye almasıyla mümkün. Kısaca söylemek gerekirse bugün ekmek aslanın ağzında değil midesinde ve bu zorlu savaşta en büyük silahımız başarıyla devreye alınan gelişime destek değişim projeleri.
Planlı, hızlı ve müşteri odaklı değişimleri ilk devreye alan rakiplerine karşı çok daha başarılı ve pazarda lider olmaya aday. Bugünün iş dünyasında sürekli iyileşme ile işletmenin devamlılığını sağlamak için değişim yönetimi joker anahtar.
Değişim yönetimini yaparken bize yol gösterecek önemli altı soruyu sorarak kendi işletmeniz için doğru olan değişimi seçmenize ve yönetim tarzınızı oluşturmanıza yardımcı olmak isterim. İlk ve en önemli soru; değişimle hangi sorunu çözeceğiniz konusunda net misiniz? Ve bu gerçekten doğru bir sorun mu? Bir SWOT analizi sonucunda ya da önemli lider ve potansiyel liderleriniz ile yaptığınız bir beyin fırtınası sonrasında işletmenizin mevcut durumunda hedeflerinize ulaşmanızda ayağınıza takılan kayayı bulun. Problem çözme analiz yöntemlerinden birisi ile bu sorunun kök sebebine ulaşın. Ondan sonra ekip ile çözüm önerilerine ulaşın ve gerekli değişimin ne olması gerektiğine karar verin. Değişimlerin değil değişim yazdığıma dikkat çekmek isterim. Aynı anda birçok değişimi yapmaya kalkarsanız değişim sürüklenmesi ya da değişim sapması yaşama ihtimaliniz var.
Değişim için yol gösteren bir önemli soru daha; değişim için bir vizyonunuz var mı? Vizyonunuz olduğunda çalışanlarınıza ve paydaşlarınıza değişim amacınızı tutkulu ve kararlı bir şekilde ifade edebilir, onları coşkunuzla motive edebilir ve değişim için ilham verebilirsiniz. Motivasyonu, tutkuyu, ilhamı diri tutmak kolay olmayacaktır. Biz insanlar değişimle karşılaştığımızda, gezgin yaramaz beynimizin içinde korku ve kaygıların beslediği sorular oluşturur, ayağımızı bir adım geri atarız. Değişim liderinin bu soruları durduracak cevapları önceden hazırlamış olması gerekir. Şeffaf, kararlı ve tutkulu tatlı bir heyecanla çalışanlara hangi rollerin ne şekilde değişeceğinin açıklanması yapmak gerekir. Ayrıca çalışanlarında dahil edildiği çalışaylar ile değişim planının detaylı yapılması gerekir. Değişimin başında çalışanları dahil etmek, onları kazanmamızı sağlayacaktır.
Bir işletme farklı fonksiyonları yerine getirin küçük gruplardan meydana gelir. Bir insanın değişmesi zor bunu yaşamımızdan biliyoruz. Farklı gruplardan meydana gelen işletmenin değişimi ondan daha da zor. Değişimi yönetirken sadece bir lider ile bunu yapmak çok zor. Şirketinizde değişimin sahipleri kim olacak? Değişime öncülük edecek doğru bir ekip olmadan başarma şansınız yok. Mevcut organizasyonunuzdaki başarı liderlerin yanında özellikle değişim konunuz hakkında profesyonel bir danışmandan deste almak işinizi kolaylaştırdığı gibi ekipte güvenin oluşmasında da destek verecektir.
Değişimde bir süreç değil bir yolculuktur. Bu yolculukta ilerleyip ilerlemediğinizi dönem dönem kontrol etmeniz gerekir. Peki başarılı olup olmadığınız nasıl ölçeceksiniz? Değişime başlamadan önce mevcut durumu analiz etmeliyiz. Hangi sorunu çözeceğimizi tanımlamalıyız. Sorunu çözerken yapacağım işlemleri planladınız peki SMART bir hedef belirlediniz mi? Evet bir örnek verecek olursak 2022 yılına göre karlılığımızı %2 artırmak hedefimiz. Bu SMART bir hedef. Bu hedefi yakalamak için organizasyonun içindeki her ekibe bu hedefi yakalayabilmek için alt hedef veriyoruz; üretim israflarında 0,5 % azalma, pazarlama müzakerelerinde ilave 0,2 % karlılık alma, satılan malın maliyetinde 1 % azalma, mühendislikte maliyet azaltma çalışmaları ile 0,3% maliyet indirimi. Hedef verdiğim her birimde bu hedefe ulaşma için oluşturulacak bir alt proje olacak ve bu projenin lideri ilgili birimden olacak. Her ay yapacağımız toplantılar ile hedefe ulaşma planını ve gerçekleşme durumunu kontrol edeceğiz. Sapmalarda çevik proje ekibi kurup sorunlarıma hızlı çözümler üreteceğiz. Tüm projelere değişimi sahiplenen liderlerden birisinin sponsor olmasını sağlayarak proje ekibinin ayağına takılan taşları temizlemesini hızlandıracağız.
Değişim bazen büyük bir kayayı bir tepeye doğru itmek gibi hissettirebilir. Kesinlikle mümkün, ama zor bir iş. Planlamaya ve ön çalışmaya yeteri kadar zaman ayırıp etkin bir ekip ile yapılırsa daha kolay ve başarılı bir yolculuk olur. Planınızı hayata geçirecek insanların zihnine değişim tohumu atar ve bunu güvenle beslerseniz doğru sonuçlara ulaşırsınız.